| 使用條件 |
| 適用版本 |
JHongSSe 進階版加購；與進階版一起購買享有組合優惠，已有進階版也可單獨加購 |
| 帳號與登入 |
帳號沿用管理介面的帳號管理，不必另外建帳號；從 JHongSSe Client 開啟自動登入 |
| 通知 |
所有通知送到 Client 即時通「🏢 總務通知」，並同時寄 email ※ 需使用 JHongSSe Client |
| 安裝與升版 |
由管理介面一鍵匯入；之後升版自動補上新的資料表與欄位，不必重新匯入資料 |
| 同仁自助（我的項目） |
| 訂便當／飲料 |
開放中的場次直接訂、截止前可改；到貨後可評分；有欠費時不能訂 |
| 辦公用品申請 |
從清單選品項（附品項照片，點一下放大），隨時看處理進度 |
| 修繕申請 |
可附照片，看估價與處理進度 |
| 請購申請 |
填品名、規格、數量、用途、預計使用日期；每一關的進度都看得到 |
| 租借預約 |
會議室、設備、公務車；月曆、重複預約、衝突檢查、開始前提醒；公務車可選配駕駛 |
| 我的零用金 |
墊付報銷、預支與核銷（多退少補），領款以即時通確認簽收 |
| 我保管的物品 |
門禁卡、鑰匙、配車、設備、財產以即時通確認簽收；可回報遺失 |
| 訂便當／飲料 |
| 發起訂購與自動結算 |
設定廠商、品項與截止時間；截止後自動結算每人應付金額 |
| 繳費／欠費紀錄 |
標記已繳、欠費自動提醒；待退款另外列出 |
| 到貨異常處理 |
廠商無法出貨、短少、換品項時調整；已付款只退款，應付變多另列補差額，並逐一通知受影響的同仁 |
| 訂購助理 |
可指定非總務的同仁負責訂便當／飲料與收款，其他總務功能看不到 |
| 辦公用品與修繕 |
| 申請處理 |
辦公用品分批發放（先進先出、以實際成本計算）；修繕估價與處理紀錄 |
| 庫存與進貨 |
進貨分批登記、安全量提醒、盤點調整 |
| 請購 |
| 部門主管批准 |
依帳號管理的部門與職稱自動列出主管人選，勾選部門主管並可設代理人；先決定的為準 ※ 需搭配 2026-10-17 以後的管理介面（帳號管理有「職稱」欄） |
| 詢價 |
登記廠商、單價、報價單照片；金額達門檻自動送總務主管核准 |
| 採購付款 |
零用金、總務信用卡墊付（由零用金撥還）、公司付款三種方式 |
| 到貨交付 |
通知申請人領取，可直接入庫或列為財產 |
| 廠商與合約 |
| 廠商／品項維護 |
廠商類別、統編、聯絡方式；品項照片 |
| 廠商優良評比v1.2.0 新增 |
總務評 1～10 分，總務主管確認後生效並保留每次紀錄；達門檻的優先廠商排在選單最前面，低於門檻的不能被詢價或採購 |
| 廠商合約 |
主管核准、用印簽約（簽回正本）、合約進度條、到期與付款提醒、逐期付款紀錄 |
| 租借與公務車 |
| 租借物件與預約管理 |
核准預約、歸還確認、逾期提醒 |
| 公務車出車／回車 |
登記里程與加油；油耗、油資統計，加油發票重複檢查 |
| 公務車駕駛v1.2.0 新增 |
駕駛的上班日與時間、每月休假、兩組證照號碼與圖片、駕照有效期限；可對應公司帳號，也可以是沒有帳號的司機 |
| 派車配駕駛v1.2.0 新增 |
預約公務車可選駕駛，自動檢查上班時間、休假、是否已被派車、駕照是否過期；核准後通知駕駛 |
| 公務車罰單v1.2.0 新增 |
登記罰單檔案與違規資料，依車輛與時間自動找出當時的駕駛；繳款可走零用金、公司付款或自行繳納，應到案日前提醒 |
| 零用金 |
| 月初額度 |
每月額度經總務主管確認後才能使用 |
| 支出、報銷、預支 |
帳本逐筆記錄；領現金以即時通簽收；預支核銷多退少補，可提醒申請人核銷 |
| 總務本人報銷 |
總務自己的報銷不論金額一律經總務主管確認 |
| 期中撥補 |
月中不夠用時申請撥補，經總務主管核准後本月可用金額增加 |
| 月底盤點結算 |
月底盤點現金，結算經主管簽核 |
| 保管物品與財產 |
| 保管物品 |
配發、轉交、收回、遺失與完整保管歷史 |
| 財產管理 |
自動財產編號、保管人、移轉、維修、處分（主管核准）；Excel／CSV 匯入財產清冊 |
| 財產標籤 |
自訂標籤紙尺寸與內容，內建常見標籤紙與標籤機規格；可印 QR Code 或一維條碼 |
| 財產盤點 |
手機掃 QR Code 盤點，或用手持式掃描器連續掃描；自動標出位置不符與盤點差異 ※ 手機相機連續掃描需 https 與 Android Chrome |
| 離職歸還清單 |
一次列出離職同仁的保管物品、財產、租借、零用金、請購、罰單，以及擔任的主管、駕駛等角色 |
| 簽核 |
| 總務主管與代理人 |
核准門檻以上的項目送總務主管，代理人可代為決定 |
| email＋即時通核准連結 |
主管點連結即可核准或退回，免登入；先決定的為準 |
| 即時通簽核 |
在公司外也能直接在即時通按「核准」「拒絕」，總務系統本身不必對外開放 ※ 需搭配 2026-10-11 以後的 JHongSSe 伺服器與 Client |
| 進度追蹤與引導 |
| 進度總覽 |
所有進行中的項目卡在哪一關、輪到誰、已停留幾天，逾期標紅 |
| 每一步的工作天數 |
流程每一步用了幾個工作天，依政府辦公日曆或公司排班計算 |
| 建議處理步驟 |
每一頁列出現在要做的事與步驟，「看位置」直接捲到要處理的地方並閃爍標示 |
| 待辦紅點 |
首頁每個功能顯示尚未完成的件數 |
| 操作說明與流程顯示 |
每一頁都有操作說明；所有流程一個畫面看完，步驟依角色上色 |
| 統計報表 |
| 報表種類 |
總覽、便當、用品、修繕、請購、合約、租借、公務車、公務車駕駛、零用金、財產、流程時效 |
| 期間與分組 |
月報、季報、年報；依物品、部門、帳號分組；可匯出 Excel |
| 報表主管簽核 |
可設定哪些報表要送主管簽核並存檔 |
| 系統設定 |
| 核准門檻與流程開關 |
核准門檻、列為財產的標準、部門主管批准、即時通簽核等開關 |
| 工作日曆 |
政府辦公日曆（可上傳官方 CSV 更新）或公司自訂排班；可加公司休假日與補班日 |
| 廠商評比門檻v1.2.0 新增 |
設定優先廠商與停止往來的分數門檻 |
