總務管理系統

v1.2.0 👤 vic

✅ 登入成功

登入帳號vic

身分總務管理者（ga_g）

🛠 管理功能

📋 我的項目

❓ 總務系統首頁

從 Client 開啟後自動登入，不用另外輸入密碼。
「我的項目」所有同仁都能用：訂便當、申請用品與修繕、租借預約、零用金。
「管理功能」只有總務管理者（ga_g）看得到。
所有通知都會送到 Client 即時通的「🏢 總務通知」。

💬 總務主管在公司外簽核

總務系統是公司內部系統，在公司外打不開；但 Client 即時通在公司外也能用。
「系統設定」開啟「即時通簽核」後，總務主管在公司外可以直接在「🏢 總務通知」的簽核卡片按「核准／拒絕」。
在即時通裡只看得到摘要；附件（報價單、單據照片、合約 PDF 等）要在公司內開核准連結才看得到。
開關位置：管理功能 → ⚙️ 系統設定 →「💬 即時通簽核」（預設開啟）。

🍱 訂購助理

總務可以在「⚙️ 系統設定 →🍱 訂購助理」加派帳號，不必加入 ga_g。
訂購助理的首頁會多一區「🍱 訂購管理」：發起訂便當／飲料、繳費／欠費紀錄、廠商／品項維護（只限食品類）。
其他總務功能看不到。

💡 每一頁都有這個按鈕，說明會跟著頁面換。

再按一次下方的按鈕即可收起

🔀 總務系統流程一覽申請人／同仁主管總務系統自動虛線＝有條件才經過

🍱 訂便當／飲料

發起場次＋📣 通知 → 截止前訂購／改數量 → 截止自動結算、通知 → 到貨異常：調整／退款 → 標記已繳

💡 訂購助理也能發起與收款；欠費每天 00:00 提醒，繳清才能再訂

📦 辦公用品申請

選品項、填數量 → 金額達門檻：主管核准 → 發放（先進先出批次） → 通知申請人

💡 還沒處理前，申請人可自己取消

🔧 修繕申請

填地點、說明、附照片 → 填估計金額 → 金額達門檻：主管核准 → 完成修繕 → 通知申請人

🛒 請購

填品名、規格、用途 → 部門主管或其代理人批准 → 詢價（附報價單） → 金額達門檻：總務主管核准 → 採購付款 → 交付／入庫／列為財產 → 確認收到

💡 付款方式：零用金、總務信用卡墊付（轉零用金報銷）、公司付款

📅 租借預約（會議室、設備、公務車）

月曆點日期預約 → 需核准的物件：總務核准 → 使用（公務車：出車／回車） → 歸還 → 確認歸還

💡 先預約先贏；逾期未歸還每天 09:00 提醒；公務車要配駕駛見下一列

🧑‍✈️ 公務車派車（配駕駛）

公務車駕駛：資料、證照、上班時間、每月休假 → 預約公務車時選駕駛 → 檢查上班日／時間、休假、已派車、駕照期限 → 總務核准＝確認派車（可改派） → 通知駕駛與預約者 → 駕駛或使用人登記出車／回車 → 確認回車＝記一次出勤

💡 超出上班時間由總務勾「仍要指派」；出勤統計在統計報表 → 公務車駕駛

🚨 公務車罰單

預約管理 → 🚗 公務車出勤 → 登記罰單（上傳罰單、單號、時間、地點、事實、應到案日、金額） → 依車輛＋違規時間找出駕駛／使用人，IM 通知 → 繳款來源＝零用金：自動建零用金支出 → 金額達門檻：總務主管核准 → 零用金付款、領款人簽收（或公司付款） → 繳款來源＝自行繳納：駕駛／使用人去繳 → 登記已繳（可附繳費證明）

💡 應到案日前 7 天未繳紅字提醒；罰單統計在統計報表 → 公務車駕駛

💰 零用金：報銷

申請報銷、附單據 → 審核、付款 → 確認已收到

💡 沒打公司統編的發票，單據選「收據」

💸 零用金：預支

申請預支 → 付款 → 確認已收到 → 回來核銷、附單據 → 多退少補

📒 零用金：每月結算

月初設定額度 → 主管確認 → 平時審核、付款、登記支出 → 錢不夠：期中撥補核准 → 月底盤點現金、送結算 → 主管簽核、鎖定

💡 上個月沒結算完，不能設定下個月額度

⭐ 廠商優良評比

廠商／品項維護 → ⭐ 評比：1～10 分（10 最優）＋評語 → 總務主管或代理人確認（email＋IM，可改分數） → 確認後算數：達門檻＝⭐優先、過低＝停止往來 → 請購詢價、進貨、合約、訂購的廠商選單依評比排序／擋下

💡 總務主管自己評＝直接生效；沒有總務主管時先算數，指定總務主管後自動送追認；門檻在系統設定

📝 廠商合約

建立草稿（期間、金額、附件） → 金額達門檻：主管核准 → 用印簽約 → 上傳簽回正本＝生效 → 逐期登記付款

💡 到期日、付款日前 60／30／7 天自動提醒

🔑 保管物品（鑰匙、門禁卡、配車…）

新增物品（在庫） → 配發給保管人 → IM 確認簽收 → 收回／轉交（新保管人簽收）

💡 遺失時保管人自己回報，可記工本費

🏷 財產

新增（自動編號）、貼標籤 → 配發保管人 → IM 簽收 → 移轉／送修 → 申請處分（報廢、出售、捐贈） → 主管核准後生效

💡 舊清冊可一次匯入

📋 財產盤點

建立盤點（全部或某地點） → 手機／掃描器／清單盤點 → 結束盤點 → 沒盤到＝找不到 → 更新存放地點、下載 Excel

💡 手機要連公司 Wi-Fi，靠盤點 QR Code 或 8 碼代碼加入

🚪 離職歸還

選離職人員 → 列出要歸還、結清的項目 → 逐項收回、取消預約、結清 → 顯示「可以完成離職手續」

💡 可列印（含簽名欄）

📊 統計報表

選報表與期間 → 存檔或送主管簽核 → 需簽核的報表：主管簽核 → 內容凍結

💡 資料有誤時「產生修正版」

每個步驟的詳細做法，請到該頁按「❓ 操作說明」。所有通知都會送到 Client 即時通的「🏢 總務通知」。再按一次下方的按鈕即可收起。